Manual de usuario

A) PARA ARTÍCULOS (Productos terminados que se venden)

1. Tener creado el artículo terminado en la pestaña de ‘Artículos’ ➢ Consultar/Crear´
2. Crear facturas de compra para agregar el inventario en la pestaña ´Movimientos’ ➢ Compras ➢ Nueva compra´

B) PARA MATERIA PRIMA

1. Tener creada lal Materia prima en la pestaña de ´Artículos ➢ Consultar/Crear´
2. Crear facturas de compra para agregar el inventario en la pestaña ´Movimientos ➢ Compras ➢ Nueva compra´
3. Si se gastó XX cantidad de inventario de materia prima para la producción se hace un ajuste de inventario y se quitan las unidades de materia prima que se gastaron en la producción a través del ajuste de inventario en la pestaña ´Artículos ➢ Ajustes de inventario ➢ Nuevo ajuste de inventario´
4. Una vez se descuenta la materia prima se agrega el inventario del producto terminado. Por ejemplo: se descontó harina, huevos, azúcar, pero se agregó inventario del producto terminado que es la torta. Y ese inventario que se agrega del producto terminado en este caso se agregaría a través de la pestaña ´Artículos ➢ Ajustes de inventario ➢ Nuevo ajuste de inventario´. Esto se hace así porque sobre ese Producto terminado no se tiene una factura de compra, es la materia prima de la que se realizó la compra.
5. Se hace factura de venta del producto final

C) PARA PRODUCTOS DE CONSUMO INTERNO O INSUMOS (productos que no se venden)

Por Ejemplo: Dotación empleados, papelería etc.

OPCIÓN 1:  A través de compras:

Recomendado para insumos que se usan recurrentemente en la empresa y que tienen un valor relevante en los costos. Por ejemplo, como dotación. Depende de cada empresa.

1. Crear el insumo en la pestaña de ´Artículos ➢ Consultar/Crear´
2. Crear facturas de compra para agregar el inventario en la pestaña ´Movimientos ➢ Compras ➢ Nueva compra
3. Para descontar el inventario ir al módulo ‘Artículos’ ➢ Ajustes de inventario ➢ Nuevo ajuste de inventario

Nota: Como estos son productos de consumo interno, no se deben realizar facturas para descontar el inventario, pues estos productos no salieron por una venta, por esto se debe hacer a través del ajuste de inventario.

Ventajas: Al ingresar el inventario a través del módulo de compras se puede tener todo el soporte de la compra organizado y con sus respectivos reportes.

OPCIÓN 2:  A través de egreso de caja:

Recomendado para insumos que se usan esporádicamente en la empresa o que se compraron 1 sola vez y que tienen no tienen un valor relevante en los costos. Por ejemplo como cinta, o papelería. Depende de cada empresa.

Generar un egreso de caja y en la descripción del egreso de caja poner el concepto por el que se hace el egreso de caja. Por ejemplo: Compra de papel regalo.

Desventaja: Estas compras no aparecerán directamente en el ‘Reporte de compras’, ni se puede cargar el soporte de la compra (ticket/factura), ni la sumatoria de IVA (próximamente).

Los atributos de un mismo artículo en todas las tiendas deben coincidir de forma exacta para que no se repliquen en la consulta de stock.

Cuando un articulo se crea con atributos en una tienda y después en otra tienda se quiere crear el mismo articulo de forma manual, se debe tener en cuenta que para que el sistema lo tome y lo asocie como si fuera exactamente el mismo producto, se deben introducir los datos de forma idéntica y exacta, sin tildes, comas, espacios, mayúsculas/minúsculas extra. Los datos que deben ser idénticos son:

• Referencia de articulo padre
• Descripción de artículo padre
• Título del atributo: Deben incluso escribirse en el mismo orden del articulo original
• Nombre del atributo: Deben incluso escribirse en el mismo orden del articulo original

Si esto no se cumple, el sistema tomará como un artículo diferente el nuevo articulo creado en la otra tienda y por lo tanto en la consulta de stock se verán atributos similares repetidos para un mismo artículo, porque realmente está mostrando mesclado lo de una misma referencia que representa diferentes productos en diferentes tiendas, pero que fue un error humano.

Para evitar que esto pase y también para ahorrar tiempo se recomienda que el articulo se cree en una sola tienda y despues se repliquen en las demás tiendas con traslados entre tiendas. De esta forma el artículo se crea identico en la tienda de destino.

Es importante que cuando se vaya a hacer un ajuste de inventario si ese ajuste, por ejemplo, por daño o defecto, les generó una pérdida de dinero, es importante que escriban el valor de esa pérdida de dinero, o de lo contrario ese valor no se verá reflejado en el reporte de pérdidas y ganancias. El ‘Reporte de perdidas y ganancias’ es el ÚNICO reporte en el que se verá reflejado el valor que se escriba en esta casilla, pues otros reportes como el de movimientos de caja no se verán afectados.

Para crear un vendedor se debe tener creado previamente un USUARIO y un PERFIL para posteriormente crear al VENDEDOR:

1. Crear un PERFIL en el módulo ‘Seguridad’ ➢ ‘Usuarios y perfiles’ ➢ ‘Perfiles’ (Ver en la documentación el módulo ‘Seguridad’)
2. Crear un USUARIO en el módulo ‘Seguridad’ ➢ ‘Usuarios y perfiles’ ➢ ‘Usuarios’ (Ver en la documentación el módulo ‘Seguridad’)
3. Crear el VENDEDOR en el módulo ‘Terceros’ ➢ ‘Vendedores’ ➢ ‘Consultar’. Y para tener claro como crear correctamente a este vendedor seguir leyendo todos los apartados de la documentación del presente módulo.

Tener claros los siguientes conceptos:

• TIPO DE COMISIÓN: Es la forma en que se pagará el porcentaje de comisión a los vendedores:

1. Sin comisión: No se liquidará comisión para el vendedor actual
2. Por artículo: La liquidación se realizará basado en el porcentaje ingresado en la pantalla de artículos de manera individual. Es decir, si el artículo ‘JEAN’ tiene un porcentaje de comisión asignado del 5%, mientras que el artículo ‘CAMISA’ tiene un porcentaje de comisión asignado del 2%, cada vez que el vendedor haga una venta de un ‘JEAN’ se ganará sobre la venta de ese JEAN un 5% de su valor y si vende una camisa se ganará el 2% sobre el valor de la camisa. Es decir, en una misma factura puede ganar diferente porcentaje de comisión por cada uno de los artículos. Adicionalmente hay que recordar que para asignar un porcentaje de comisión a cada producto se debe realizar a través del módulo ‘Artículos’ ➢ ‘Consultar/crear’ ➢ Botón ‘Nuevo’ ➢ Casilla ‘%Comisión’
3. Por total de ventas: Se liquida sobre el valor total de las ventas que realizó el vendedor hasta la fecha. Por ejemplo: Si al vendedor se le asignó un porcentaje de comisión en la casilla ‘%comisión’ de esta misma sección (Terceros ➢ Vendedores ➢ Consultar) entonces en la liquidación del vendedor se aplicará ese porcentaje de comisión al valor total de las ventas que hayan sido asignadas a ese vendedor. Por ejemplo: Si en la casilla ‘%comisión’ se definió una comisión del 3% para ese vendedor, entonces cuando se realice la liquidación a ese vendedor se le dará un 3% sobre el total de las ventas que haya realizado. Es decir, sobre la venta de todos los productos que logró vendedor.

• % COMISIÓN: En la pantalla de Terceros ➢ Vendedores ➢ Consultar en la casilla de ‘%comisión’ se debe escribir el porcentaje de comisón que queremos darle al vendedor en el caso de previamente haber seleccionado en ‘Tipo de comisión’ la opción de ‘Por total de ventas’ (Ver explicación anterior). Y en el caso de no haber seleciconado la opción de ‘Por total de ventas’ sino alguna de las otras dos opciones de tipo de comision, ya sea ‘Sin comisión’ o ‘Por artículo’, así se escriba algo en esta casilla de ‘%comisión’ este valor en ese caso no se tendrá en cuenta a la hora de realizar la liquidación. Pues el ‘Tipo de comisión’ seleccionado fue diferente.

COMBINACION DE LOS CHECKS PARA LIMITAR LIBERTADES EN MODIFICACIÓN DE PRECIOS

1. Cuando se va a crear a un vendedor se deben tener claras las combinaciones de los checks que aparecen en la pantalla de creación de vendedor. La combinación de dichos checks determina libertades que le queremos dar al vendedor a la hora de modificar el precio que nosotros previamente habíamos establecido cuando creamos el articulo.

OPCION 1: No pueden modificar el valor de venta: Los vendedores No pueden modificar de ninguna forma el valor de ventas, solo podrán vender al precio que se definió a la hora de crear el articulo:

• Modificar valor de ventas: INACTIVO
• Restricción de topes: ACTIVO

OPCION 2: Pueden modificar con total libertad el valor de venta: Los vendedores pueden modificar como quieran el valor de ventas, sin importar el valor que se había puesto a la hora de crear el articulo, el vendedor puede vender por arriba o por debajo de ese precio sin restricciones:

• Modificar valor de ventas: ACTIVO
• Restricción de topes: INACTIVO

OPCION 3: Pueden modificar el valor de venta parcialmente: Los vendedores tendrán libertad parcial a la hora de modificar el valor de venta, podrán bajar el precio hasta un mínimo que ustedes determinan a la hora de crear el producto en la pestaña de Artículos à consultar/crear, pero no podrá vender el producto a un valor mayor del valor normal del producto establecido a la hora de crear el articulo:

• Modificar valor de ventas: ACTIVO
• Restricción de topes: ACTIVO

Nota: Es importante saber ser cuidadosos a la hora de otorgar estos permisos para tener un control correcto de nuestro negocio.

1. El software tiene 2 tipos de liquidación de comisiones:

POR FACTURAS PAGADAS

La liquidación de comisiones POR FACTURAS PAGADAS tiene en cuenta las siguientes facturas:

• Facturas a las que se les cambió el estado de no pagada a pagada de forma manual, en el reporte general de ventas, porque eran de pago contra entrega.
• Facturas que se terminaron inmediatamente con una forma de pago incluida en la factura.
• Facturas que se cargaron al módulo de facturas pagadas por la transportadora.

NOTA: Las que en el CRM o en la FACTURA se pasan manualmente al estado ENTREGADO no entran en la liquidación. Se tiene necesariamente que cambiar el estado en el reporte de ventas de no pagado a pagado y de esa forma también se actualiza automáticamente en el CRM o FACTURA de ENVIADO a ENTREGADO.

POR TODAS LAS FACTURAS

Este método de liquidación tendrá en cuenta TODAS LAS FACTURAS PAGADAS Y NO PAGADAS que se encuentre en el rango de fechas seleccionadas.

NOTA: Cuando se vaya a pagar una liquidación el encargado de hacer el pago debe verificar que la liquidación se haya realizado a través del método de FACTURAS PAGADAS, pues si pagan la liquidación por el método de TODAS LAS FACTURAS, estarían pagando comisiones sobre ventas que aún no han sido pagadas efectivamente a la empresa. Todo depende del manejo que le de la empresa a las comisiones pero la recomendación es solo pagar comisión sobre facturas que el cliente ya haya efectivamente pagado.

2. RECOMENDACIÓN: Poner título a cada liquidación

Aclarar que pueden hacer todas las liquidaciones que quieran del mismo periodo sin problema, pero recomendarles que la liquidación que finalmente utilizaron para pagar las comisiones la marquen en la casilla de observaciones como LIQUIDACION FINAL MES XX para que puedan reconocerla más adelante en la ´´consulta ventas y comisiones´´

3. RECOMENDACIÓN: Liquidar al final del día

Las liquidaciones se deben realizar al final del día cuando se sepa que ya no ingresarán más facturas ese día o la otra opción es realizar la liquidación al siguiente día con fecha de corte del día anterior para estar seguros que ese día anterior ya no entraron más facturas.

1. RECOMENDACIÓN: Liquidar al final del día

Las liquidaciones se deben realizar al final del día cuando se sepa que ya no ingresarán más facturas ese día o la otra opción es realizar la liquidación al siguiente día con fecha de corte del día anterior para estar seguros que ese día anterior ya no entraron más facturas.

Aclarar que pueden hacer todas las liquidaciones que quieran del mismo periodo sin problema, pero recomendarles que la liquidación que finalmente utilizaron para pagar las comisiones la marquen en la casilla de observaciones como LIQUIDACION FINAL MES XX para que puedan reconocerla más adelante en la ´´consulta ventas y comisiones´´ como el valor de liquidación que efectivamente pagaron a sus vendedores.

1. En la factura se recomienda cargar/subir el comprobante de pago cuando las ventas son online o transferencias, pues esto mantiene el orden y soportes para contabilidad y ademas agiliza el proceso de revisión y comunicación entre diferentes áreas.
2. Los administradores deben revisar con frecuencia que no existan ‘facturas en proceso’ de mucho tiempo atras, pues estas facturas pueden estar reservando inventario innecesariamente.
3. Los administradores deben revisar permanentemente en la consulta de facturas, aquellas que han sido ‘anuladas’ y el porque fueron anuladas, a manera de auditoría.
4. Los administradores deberían hacer un auditoría sobre el número de veces que una misma factura ha sido cambiada de estado de PAGADA a NO PAGADA y viceversa, esto les dará un mayor control.  Con este LOG o auditoría pueden revisar que usuario especifico realizó los movimientos. Si hay multiples cambios de estado en una misma factura se debe revisar en que fechas se realizaron y se debe comprobar el estado real de esas facturas. 

En una misma factura cada producto vendido puede ser asignado a un vendedor específico, con el fin de que cada vendedor obtenga la comisión que le corresponde por cada producto que logró vender.

Por ejemplo un cliente se asesora con dos vendedores diferentes para comprar dos artículos diferentes, en este caso a la hora de realizar la factura se le puede asignar a cada vendedor el artículo que ayudo a vender, para que se le asigne su respectiva comisión. O por telefónicamente si el vendedor agrego un producto extra en una factura, sobre ese producto extra se da la comisión.

Las cajas son POR TIENDA, cada tienda tiene sus propias cajas, incluso las cajas mayores son por tienda. Si quieren manejar todo desde una sola caja por empresa lo que pueden hacer es que hagan traslados entre cajas de diferentes tiendas al final del día, que trasladen todo lo de todas las tiendas a una sola caja que ellos elijan.

Por ejemplo, Una empresa creaó en la tienda principal varias cajas mayores según el banco (Bancolombia, Davivienda etc) y creó una caja menor en cada una de las demás tiendas para que los vendedores las manejen. Como la empresa quiere unificar el manejo del dinero, cada vendedor al final del día antes de hacer el cierre de caja lleva el dinero físicamente al banco y hacen la consignación del dinero que ingreso en su caja, y en el software, hacen el traslado de la misma cantidad de dinero desde la caja menor de la tienda hacia la caja mayor que se le haya indicado, y posteriormente hacen el cierre de caja en el software, así todos los movimientos incluso el traslado entre cajas queda dentro de ese cierre de caja.

El TRASLADO DE DINERO ENTRE CAJAS tiene 4 estados:

En proceso: Cuando empezaste a llenar el formulario para hacer un traslado a otra caja, pero no has finalizado el proceso, es decir no has dado clic en el botón de guardar. (Estado pendiente por desarrollar)

En espera: Cuando un traslado de dinero entre cajas fue enviado correctamente a otra caja, pero aún no ha sido aceptado en la caja de destino.

Recibido: Cuando el traslado de dinero entre cajas fue recibido correctamente por la caja de destino

Rechazado: Cuando el traslado de dinero entre caja NO fue recibido por la caja de destino, es decir la caja de destino RECHAZÓ el traslado.

1. EXPLICACION: Ingresos y egresos en la caja según el medio de pago

Módulo movimientos ➢ Cajas ➢ Saldo de caja ➢ movimientos de caja acumulado

Los ingresos de caja pueden darse por diferentes medios de pago, por ejemplo:

1. Cuando un cliente paga con determinado medio de pago y en la creación de la factura se selecciona el o los medios de pago por los cuales dicho cliente realizo la compra, se hace un ingreso de caja con el medio de pago que se seleccionó en la factura.

Estos medios de pago se pueden crear a través del módulo ‘Seguridad’ ➢ ‘Licencias’ ➢ ‘Tiendas’ ➢ Editar o crear nueva tienda ➢ ‘Formas de pago’.

1. Cuando se hace directamente un ingreso de caja por el módulo de movimientos de caja. Tener en cuenta que, en este caso, estos movimientos de ingreso de caja se tomarán como EFECTIVO. (Próximamente cambiará.)

Los egresos de caja también pueden darse por diferentes medios de pago diferentes, por ejemplo:

1. Si se realiza una compra y esa compra se realizó con el medio de pago, por ejemplo ‘TRANSFERENCIA’, en el saldo de caja se verá un egreso de caja por el medio de pago TRANSFERENCIA.
2. Si se anula una factura el dinero regresa a la caja por el mismo medio de pago que se había seleccionado a la hora de realizar la factura.
3. Cuando se hace directamente un egreso de caja por el módulo de movimientos de caja, estos siempre se tomarán como EFECTIVO. (Próximamente cambiará.)

1. RECOMENDACIÓN 1: Revisar con frecuencia el dashboard.

Estar pendiente en el dashboard de las alertas que avisan cuando hay movimientos de caja que se comenzaron a realizar pero aún no se han terminado (EN PROCESO) o movimientos de caja que te enviaron, pero tú no has recibido (PENDIENTE POR RECIBIR).

2. RECOMENDACIÓN 2: Dejar por tienda solo las cajas que realmente se vayan a utilizar.

Se recomienda que deshabiliten las cajas que ya no estén usando. No dejar cajas que ya no revisen o se usen activas.

3. RECOMENDACIÓN 3: A los vendedores no darle permisos sobre las cajas mayores.

Las cajas mayores deben ser manejadas solo por los administradores o dueños del negocio.

Para hacer una DEVOLUCION/CAMBIO ingresar al modulo ‘Movimientos’–>’Devolucion y cambios’ —> ‘Nueva devolucion o cambio’

El proceso de DEVOLUCIÓN/CAMBIO puede generar o un VALE ó la DEVOLUCIÓN DE DINERO EN EFECTIVO o ambas.

Cuando se genera un VALE, fruto de una DEVOLUCIÓN/CAMBIO, la CAJA NO SE MUEVE, es decir, no se va a ver reflejado ningun ingreso ni egreso como concecuencia de la generación de dicho VALE.

Cuando se genera una DEVOLUCIÓN/CAMBIO DE DINERO EN EFECTIVO, se generará un EGRESO DE CAJA, por el valor que se haya digitado en la casilla ‘Vr.Devolucion.Efectivo’. 

Tener en cuenta que si se genera un VALE y además una DEVOLUCIÓN de dinero en efectivo, solo se generará un EGRESO de caja por el valor correspondiente a la devolución de dinero en efectivo, pues el VALE no mueve la caja.

Para un VALE generado MANUALMENTE desde el módulo ‘Promociones y vales’ –> ‘Consultar/crear vales’, en su creación siempre se debe establecer el tipo de movimiento de caja que genera, ya sea un INGRESO o un EGRESO, de tal forma que la caja se moverá de acuerdo al tipo de movimiento de caja seleccionado, y al valor del vale.

Para acceder a esta funcionalidad ingresar al módulo ‘Movimientos’ –> ‘Notas credito/debito por valor’

1. NOTA CRÉDITO POR VALOR: Se debe realizar una nota credito por valor, cuando se le factura al CLIENTE un valor superior al que realmente debería tener la factura.
2. Tener en cuenta que una NOTA CREDITO por valor solo modificará el valor de la factura y NO MOVERA STOCK
3. La NOTA CREDITO por valor siempre quedará asociada a una factura, y se debe seleccionar el o los artículos que quedaron mal facturados y por cada uno de ellos agregar el valor de la diferencia entre el precio facturado erroneamente y el precio real (corregido).
4. Por ejemplo: Si un cliente compró una camiseta cuyo valor es de $100.000 pesos pero por error se le facturó en $120.000, entonces en la NOTA CREDITO por valor se debe seleccionar dicha camiseta, y en el valor de la diferencia se debe poner $20.000 correspondiente al restar el valor erroneo que se facturo ($120.000) menos el valor real del artículo que fueron $100.000.
5. Tener en cuenta que para que la NOTA CREDITO por valor sea enviada a la DIAN, se debe tener activa la opción de facturación electrónica en esa tienda al momento de realizar dicha NOTA CREDITO por valor. (Para activar la facturación ingresar al modulo de ‘Seguridad’ —> ‘Licencias’ —> ‘Tiendas’ —> Editar la tienda deseada —> Pestaña ‘Factura electrónica’ —> Activar Check que dice ‘Factura electrónica’ Previa configuracion de los parametros requeridos para realizar correctamente la facturacion electronica en dicha tienda’)
6. Se debe tener en cuenta que al realizar una NOTA CREDITO por valor, el software genera automaticamente el correspondiente EGRESO DE CAJA.
7. NOTA DÉBITO POR VALOR: Se debe realizar una NOTA DEBITO por valor, cuando se le factura al CLIENTE un valor INFERIOR al que realmente debería tener la factura.
8. Tener un cuenta que una NOTA DÉBITO por valor solo modificará el valor de la factura y NO MOVERA STOCK
10. La NOTA DÉBITO por valor siempre quedará asociada a una factura, y se debe seleccionar el o los artículos que quedaron mal facturados y por cada uno de ellos agregar el valor de la diferencia entre el precio facturado erroneamente y el precio real (corregido).
11. Por ejemplo: Si un cliente compró un pantalón cuyo valor es de $150.000 pesos pero por error se le facturó en $100.000, entonces en la NOTA DÉBITO por valor, se debe seleccionar dicho pantalón, y en el valor de la diferencia se debe poner $50.000 correspondiente al restar el valor real del artículo ($150.000) menos el valor erroneo que se facturó ($100.000).
12. Tener en cuenta que para que la NOTA DÉBITO por valor, sea enviada a la DIAN, se debe tener activa la opción de facturación electrónica en esa tienda al momento de realizar dicha NOTA DÉBITO por valor. (Para activar la facturación electrónica ingresar al modulo de ‘Seguridad’ —> ‘Licencias’ —> ‘Tiendas’ —> Editar la tienda deseada —> Pestaña ‘Factura electrónica’ —> Activar Check que dice ‘Factura electrónica’ Previa configuracion de los parametros requeridos para realizar correctamente la facturacion electronica en dicha tienda’)
13. Se debe tener en cuenta que al realizar una NOTA DÉBITO por valor, el software genera automaticamente el correspondiente INGRESO DE CAJA.

Cuando la modificación que quieres hacer sobre una factura electrónica involucra MOVIMIENTO DEL INVANTARIO de un artículo, entonces el proceso a realizar es una DEVOLUCIÓN/CAMBIO ó ANULACIÓN:

1) DEVOLUCIÓN/CAMBIO: Debes realizar este proceso cuando la modificación de la factura involucre el MOVIMIENTO DE POR LO MENOS UN ARTÍCULO DE DICHA FACTURA, independientemente si se va a modificar algun valor monetario o no.

Lo que se hace mediante este proceso es el RETORNO AL STOCK DEL ARTÍCULO O ARTICULOS seleccionados en la DEVOLUCION/CAMBIO, y al dar click sobre el botón ‘Terminar devolución’ se genera automáticamente la NOTA CRÉDITO correspondiente al VALOR TOTAL de dicha DEVOLUCION/CAMBIO.

Para que esta NOTA CREDITO sea enviada a la DIAN debes tener activa la facturación electrónica en dicha tienda.

2) ANULACIÓN: Debes realizar este proceso cuando se quiera generar una NOTA CRÉDITO por el 100% de la factura, y además se desee generar el retorno de TODOS LOS ARTÍCULOS de esa factura al stock.

En Magical esa factura electrónica queda con un estado de ANULADA, el 100% del STOCK RETORNA a la tienda y se envía a la DIAN una NOTA CRÉDITO por el 100% del valor de la factura. 

Existen 3 estados de traslados:

• En proceso: El traslado se empezó a diligenciar, pero no se ha enviado a la otra tienda.
• En tránsito: El traslado se terminó de diligenciar y se envió a la otra tienda, pero la otra tienda aun no lo ha aceptado
• Terminado: El traslado se terminó, se envió a la otra tienda y la otra tienda ya lo aceptó.

¿SE PUEDE CANCELAR UN TRASLADO?

• Si eres la tienda de origen que realiza el traslado, esto depende del estado en el que se encuentre el traslado:

Si el traslado un esta ‘En proceso’: Se puede eliminar el traslado eliminado los artículos de la factura del traslado. Se tienen que borrar todos los artículos que se habían incluido en la factura del traslado.

Si el traslado está en ‘Transito’ o ‘Terminado’: No puedes eliminar un traslado al que ya se le dio en el botón de ‘Terminar traslado’. La única forma que tienes para retornar el stock si este traslado fue un error para ti, es diciéndole a la tienda de destino que reciba el traslado que enviaste y después haga un nuevo traslado devolviéndote la mercancía que les habías enviado.

1. Cuando se traslada un producto que no existe en la tienda de destino

En este caso todos los datos del producto se reescriben

2. Cuando se traslada un producto que si existe en la tienda de destino

Ningun dato se sobreescribe, solamente se actualiza el numero de inventario. 

1. RECOMENDACIÓN: Revisar constantemente en el Dashboard los traslados que aún tienen EN PROCESO

 Hacer énfasis a los administradores que deben estar revisando en el dashboard todo lo que está en proceso, por ejemplo, los traslados, pues si hay traslados de varios días que empezaron a diligenciar pero aún no lo han enviado a la otra tienda, el administrador tiene que ver que esta pasando porque ese inventario se está reservando.

2. RECOMENDACIÓN: Revisar constantemente en el Dashboard los traslados que aún tienen POR RECIBIR de otras tiendas

Que estén revisando lo que tienen por recibir.

Hacer énfasis a los administradores que deben estar revisando si tienen traslados por recibir de otra tienda, pues si hay traslados de varios días sin aceptar es posible que a los vendedores se les haya olvidado aceptarlos y eso estaría afectando el inventario. Deben preguntar y saber qué pasó con esa mercancía.

1. BOTÓN SINCRONIZACION INICIAL (Para sincronizar productos de Shopify al Magical)

La sincronización inicial de Shopify con Magical a través del botón de Sinc.Inicial lo que hace es coger los productos que están en el ecommerce de Shopify y pasarlos al Magical. Los datos que se sincronizan son:

• SKU
• Descripción
• Cantidad de stock
• Precio de venta

IMPORTANTE: Cuando se vaya a hacer la sincronización inicial de la tienda de Magical con Shopify deben revisar que no tengan artículos INACTIVOS en Shopify de los cuales quieren sincronizar porque después ya no se puede sincronizar así se pase a ACTIVO, si ya se hizo la sincronización ese artículo queda por fuera. Si les pasó eso deberían desactivar la que quieren sincronizar y volverla a crear con un nuevo SKU y desde la tienda en magical que este conectada con shopi

2. BOTÓN SHOPIFY EN CONSULTAR/CREAR; ARCHIVO PLANO (Para sincronizar productos del Magical a Shopify)

Desde este el botón Shopify en el módulo ‘Articulos’ à ‘Consultar/Crear’àBotón ‘Shopify’ se puede descargar el archivo .csv con todos los articulos simples y con atributos de la tienda seleccionada.

NOTA 1: Es importante tener en cuenta que los artículos que no estén ACTIVOS en Magical no los incluirá en el archivo .csv para exportar

ES IMPORTANTE SEGUIR LOS PASOS TAL CUAL EL ORDEN QUE SE DA EN LAS SOLUCIONES DE ESTE MANUAL, DE LO CONTRARIO PODRÍA NO FUNCIONAR CORRECTAMENTE LA SINCRONIZACION.

1. CASO 1: Sincronizar Tienda sin artículos en Shopify + Tienda con artículos en Magical

Solución 1:   Con tienda nueva y archivo plano (masivo):

1. Descargar de la tienda del Magical con artículos el archivo .csv en módulo Artículos ➣  Consultar/Crear ➣  Botón ‘Shopify, ahí descargar y guardar el archivo .csv en su dispositivo.
2. Crear una tienda NUEVA Sin artículos
3. Cargar el archivo .csv en el ecommerce de Shopify (https://help.shopify.com/es/manual/products/import-export/import-products)
4. Regresar al Magical e ingresar al módulo Seguridad à Licencias ➣  Tiendas ➣  Seleccionar Editar para la tienda sobre la que se quiere conectar con Shopify ➣  Pestaña ´Shopify´
5. Se llenan los datos de las ´parámetros de Shopify´ (KEY, Password, URL)
6. Se realiza la sincronización inicial con botón de ´´Sinc.Inicial´´
7. Se habilita el check de ´´Habilitar API Shopify´´

Nota: Este proceso con el archivo plano solo se debe realizar 1 vez, no se debe volver a realizar después de ya finalizada la sincronización pues pueden presentarse inconsistencias

Nota: Cuando se está conectando Shopify en la pagina de Shopify aparece un campo que dice ‘correo del desarrollador de emergencia´ en ese campo se puede poner el correo del cliente.

Solución 2:   Con tienda nueva y traslados:

1. Crear una tienda NUEVA Sin artículos
2. Ingresar al módulo Seguridad ➣  Licencias ➣  Tiendas ➣  Seleccionar Editar para la tienda sobre la que se quiere conectar con Shopify ➣  Pestaña ´Shopify´
3. Se llenan los datos de las ´parámetros de Shopify´ (KEY, Password, URL)
4. Se realiza la sincronización inicial con botón de ´´Sinc.Inicial´´
5. Se habilita el check de ´´Habilitar API Shopify´´
6. Hacer un TRASLADO de la tienda desde donde se tienen los artículos (pero que no esta sincronizada con Shopify) a la TIENDA NUEVA (que ya está conectada con Shopify). Se trasladan las unidades que se quiere que estén sincronizadas con Shopify.
7. Se recibe el traslado en la TIENDA NUEVA y se esperan 30 segundos para que los artículos sean creados en Shopify.

Nota: Cuando se está conectando Shopify en la pagina de Shopify aparece un campo que dice ‘correo del desarrollador de emergencia´ en ese campo se puede poner el correo del cliente.

1. CASO 2: Sincronizar Tienda con artículos en Shopify + Tienda sin artículos en Magical

Solución 1:   Con botón de sincronización inicial:

1. Ingresar al módulo Seguridad ➣  Licencias ➣  Tiendas ➣  Seleccionar Editar para la tienda sobre la que se quiere conectar con Shopify ➣  Pestaña ´Shopify´
2. Se llenan los datos de las ´parámetros de Shopify´ (KEY, Password, URL)
3. Se realiza la sincronización inicial con botón de ´´Sinc.Inicial´´
4. Se habilita el check de ´´Habilitar API Shopify´´
5. Listo, los artículos que estaban en Shopify se sincronizaran con la tienda de Magical seleccionada.
6. Si se desea agregar mas artículos que no estaban en Shopify a la hora de sincronizarlo se puede hacer por traslados de otras tiendas o creando el producto directamente en la tienda del Magical que esta sincronizada o en directamente desde el Shopify. Nota: Tener en cuenta que, si se van a hacer actualizaciones de inventario, en ese caso, estas no deben hacerse por el Shopify sino por el Magical.

Nota: Cuando se está conectando Shopify en la pagina de Shopify aparece un campo que dice ‘correo del desarrollador de emergencia´ en ese campo se puede poner el correo del cliente.

2. CASO 3: Sincronizar Tienda con artículos en Shopify + Tienda con artículos en Magical

Solución 1:   Con tienda nueva de magical y archivo plano:

1. Descargar de la tienda del Magical con artículos el archivo .csv en módulo Artículos ➣  Consultar/Crear ➣  Botón ‘Shopify’. ahí descargar y guardar el archivo .csv en su dispositivo.
2. Crear una tienda NUEVA Sin artículos
3. Cargar el archivo .csv en el ecommerce de Shopify (https://help.shopify.com/es/manual/products/import-export/import-products)
4. Regresar al Magical e ingresar al módulo Seguridad ➣  Licencias ➣  Tiendas ➣  Seleccionar Editar para la tienda sobre la que se quiere conectar con Shopify ➣  Pestaña ´Shopify´
5. Se llenan los datos de las ´parámetros de Shopify´ (KEY, Password, URL)
6. Se realiza la sincronización inicial con botón de ´´Sinc.Inicial´´
7. Se habilita el check de ´´Habilitar API Shopify´´
8. Esta opción falta revisar que pasa cuando el archivo plano se carga a shopi y allá ya existen algunos artículos iguales

Nota: Este proceso con el archivo plano solo se debe realizar 1 vez, no se debe volver a realizar después de ya finalizada la sincronización pues pueden presentarse inconsistencias

Nota: Cuando se está conectando Shopify en la pagina de Shopify aparece un campo que dice ‘correo del desarrollador de emergencia´ en ese campo se puede poner el correo del cliente.

Solución 2:   Con tienda nueva de magical y traslados:

1. Crear una tienda NUEVA Sin artículos
2. Ingresar al módulo Seguridad ➣  Licencias ➣  Tiendas ➣  Seleccionar Editar para la tienda sobre la que se quiere conectar con Shopify ➣  Pestaña ´Shopify´
3. Se llenan los datos de las ´parámetros de Shopify´ (KEY, Password, URL)
4. Se realiza la sincronización inicial con botón de ´´Sinc.Inicial´´
5. Se habilita el check de ´´Habilitar API Shopify´´
6. Hacer un TRASLADO de la tienda desde donde se tienen los artículos (pero que no esta sincronizada con Shopify) a la TIENDA NUEVA (que ya está conectada con Shopify). Se trasladan las unidades que se quiere que estén sincronizadas con Shopify.
7. Se recibe el traslado en la TIENDA NUEVA y se esperan 30 segundos para que los artículos sean creados en Shopify.

Nota: Cuando se está conectando Shopify en la pagina de Shopify aparece un campo que dice ‘correo del desarrollador de emergencia´ en ese campo se puede poner el correo del cliente.

1. CASO 4: Sincronizar Tienda sin artículos en Shopify + Tienda sin artículos en Magical

Solución 1:   Con archivo plano:

9. Si además de la tienda SIN PRODUCTOS (la que quiere conectar con Shopify) tiene otra tienda en Magical Master en la que tiene TODOS los productos ya creados y quiere usar esos mismos productos para Shopify entonces:

• Descargar de la tienda del Magical con artículos el archivo .csv en módulo Artículos ➣  Consultar/Crear ➣  Botón ‘Shopify’
• Crear una tienda NUEVA Sin artículos (es la misma tienda sin artículos)
• Cargar el archivo .csv en el ecommerce de Shopify (https://help.shopify.com/es/manual/products/import-export/import-products)
• Regresar al Magical e ingresar al módulo Seguridad ➣  Licencias ➣  Tiendas ➣  Seleccionar Editar para la tienda (la que no tiene artículos aun) sobre la que se quiere conectar con Shopify ➣  Pestaña ´Shopify´
• Se llenan los datos de los ´parámetros de Shopify´ (KEY, Password, URL)
• Se realiza la sincronización inicial con botón de ´´Sinc.Inicial´´
• Se habilita el check de ´´Habilitar API Shopify´´
• Listo ya quedarán los mismos productos de Shopify en la tienda sincronizada del Magical

Nota: Cuando se está conectando Shopify en la pagina de Shopify aparece un campo que dice ‘correo del desarrollador de emergencia´ en ese campo se puede poner el correo del cliente.

Solución 2:   Con traslados:

8. Ingresar al módulo Seguridad ➣  Licencias ➣  Tiendas ➣  Seleccionar Editar para la tienda sobre la que se quiere conectar con Shopify ➣  Pestaña ´Shopify´
9. Se llenan los datos de las ´parámetros de Shopify´ (KEY, Password, URL)

• Se realiza la sincronización inicial con botón de ´´Sinc.Inicial´´
• Se habilita el check de ´´Habilitar API Shopify´´
• Hacer un TRASLADO de la tienda desde donde se tienen los artículos (pero que no está sincronizada con Shopify) a la TIENDA NUEVA (que ya está conectada con Shopify). Se trasladan las unidades que se quiere que estén sincronizadas con Shopify.
• Se recibe el traslado en la TIENDA NUEVA y se esperan 30 segundos para que los artículos sean creados en Shopify.

Nota: Cuando se está conectando Shopify en la pagina de Shopify aparece un campo que dice ‘correo del desarrollador de emergencia´ en ese campo se puede poner el correo del cliente.

Solución 3: Con Creación de productos manualmente

1. Ingresar al módulo Seguridad ➣  Licencias ➣  Tiendas ➣  Seleccionar Editar para la tienda sobre la que se quiere conectar con Shopify ➣  Pestaña ´Shopify´
2. Se llenan los datos de las ´parámetros de Shopify´ (KEY, Password, URL)
3. Se realiza la sincronización inicial con botón de ´´Sinc.Inicial´´
4. Se habilita el check de ´´Habilitar API Shopify´´
5. Ir a la tienda del Magical que no tiene productos y en el modulo ‘Artículos’ ➣  Consultar/Crear, comenzar a crear los artículos que se quieren tener en la tienda y en el Shopify.

Nota: Cuando se está conectando Shopify en la pagina de Shopify aparece un campo que dice ‘correo del desarrollador de emergencia´ en ese campo se puede poner el correo del cliente.

3. AUTOMATIZACIÓN CADA 30 SEGUNDOS

Una vez se conecta el Shopify con la tienda del Magical Master el sistema empieza a sincronizar cada 30 segundos lo siguiente:

• Productos creados en la tienda del magical que esta conectada con el Shopify. Si se crea un producto nuevo desde la tienda del magical se creará automáticamente en la de Shopify. Igualmente si se actuliza el stock de un producto en el Magical ese stock se actrualizará en el Shopify.    Igualmente si se crean atributos, anulaciones, devoluciones, ajustes, todo mueve stock en magical y en Shopify.
• Productos creados en el Shopify. Si se crea un producto nuevo en Shopify el software a los 30 segundos lo creará en magical también incluyéndole el stock. Pero recordar que una vez el producto esté creado si le agregamos mas stock después desde Shopify este no quedará en el magical. Esas actualizaciones de stock toca es desde el Magical.
• Si en el Shopify hubo PEDIDOS nuevos o CARRITOS ABANDONADOS en la tienda sincronizada con el Magical master aparecerán esos PEDIDOS como facturas en proceso y esos CARRITOS ABANDONADOS como alarmas en el CRM.

Una vez se conecta el Shopify con la tienda del Magical Master el sistema se empieza a sincronizar cada 30 segundos:

• Productos nuevos creados en la tienda del Magical que está conectada con el Shopify: Si se crea un producto nuevo desde la tienda del Magical se creará automáticamente en la de Shopify. Igualmente si se actualiza el stock de un producto en el Magical ese stock se actualizará en el Shopify.      Igualmente, si se crean atributos, anulaciones, devoluciones, ajustes, todo mueve stock en Magical y en Shopify.
• Productos creados en el Shopify: Si se crea un producto nuevo en Shopify el software a los 30 segundos lo creará en Magical también incluyéndole el stock. Pero recordar que una vez el producto esté creado si le agregamos más stock después desde Shopify este no quedará en el Magical. Esas actualizaciones de stock toca es desde el Magical. (Ver modulo ‘Shopify’ à ‘Casos de actualización de stock’)

Si en el Shopify hubo PEDIDOS nuevos o CARRITOS ABANDONADOS en la tienda sincronizada con el Magical Master aparecerán esos PEDIDOS como facturas en proceso y esos CARRITOS ABANDONADOS como alarmas en el CRM de forma automática, pues una vez se conecta el Shopify con la tienda del Magical Master el sistema empieza a sincronizar cada 30 segundos.

1. RECOMENDACIÓN: INGRESAR INVENTARIO DESDE MAGICAL MASTER

Una vez realizada la sincronización inicial de la tienda con el Shopify las futuras actualizaciones de stock se recomienda realizarlas desde el Magical Master y no desde Shopify. Pues si se realizan realiza una actualización de inventario desde Shopify estos cambios no se verán reflejados en la tienda del Magical Master. Mientras que, si realizan la actualización de inventario desde la tienda del Magical Master, esos cambios sí se verán reflejados en el Shopify.

Nota: Solo en el caso específico en el que quieran manejar en la página de Shopify un stock y en Magical otro, podrían agregar las unidades en Shopify, pero teniendo en cuenta que eso no afectará el inventario que existe en el Magical master y quedarán diferentes.

1. TODO LO QUE SE HAGA EN LA TIENDA SINCRONIZADA DEL MAGICAL AFECTA EL SHOPIFY

Todos los movimientos que se hagan en la tienda de Magical que esta sincronizada con el Shopify se verán reflejados en Shopify, por ejemplo:

• Si se compra X cantidad de X producto tanto en el Magical como en Shopify se sumará esa cantidad de stock
• Si se hace un traslado en el Magical a otra tienda, ese stock trasladado también se descontará de Shopify
• Si se hace una factura en el Magical que no proviene de las facturas automáticas de Shopify, esa factura independiente también generará un movimiento de stock en Shopify.
• Si se hace una ‘Inicialización de stocks a cero’ en el Magical, tambien se afectarán los stocks de Shopify. (Ver como funcina ‘Inc. Stocks’ en Módulo12:Seguridad –> 2. Inicializacion de stocks a cero)

RECOMENDACIÓN: Hacer y revisar cierres de caja TODOS LOS DÍAS

• Es importante que revisen los cierres de caja TODOS LOS DÍAS para tener un control real sobre el dinero que ingresa y sale a diario de la empresa.
• El valor del sistema debe ser igual al que el usuario (vendedor, cajero etc) digita en el cierre de caja, de lo contrario existirían inconsistencias por parte del usuario a la hora de ingresar el valor que entre otros podría ser fraude por parte de la persona que digita los cierres de caja.

ACLARACIÓN: Una vez realizado un cierre de caja ya no se puede volver a realizar sobre el mismo periodo

Si hacen un cierre de caja ya no se puede volver a realizar un cierre del mismo periodo. El siguiente ya sería desde la fecha del último cierre hasta la fecha del momento del cierre.

ACLARACIÓN: Si aceptaron ingresar al cierre de caja así no pongan nada el sistema hace el cierre

Aclararles que una vez aceptan ingresar al cierre de caja así no le pongan nada ya el sistema genera el cierre con los datos que estén ahí si cierran la pestaña (cosa que a mi no me parece tan correcta)

RECOMENDACIÓN: Revisar factura de cierre de caja para hacer auditoría

En el recibo de cierre de caja que está en la auditoria del artículo aparece cada movimiento detallado y sumado que hace que hacer la auditoría del cierre de caja sea mucho más sencillo de realizar. Por esto se recomienda imprimir el recibo y hacer la auditoria.

En el módulo ‘Seguridad’ –> ‘Licencias’ –> ‘tiendas’ –> Editar tienda o crear nueva –> ‘Básicos’ –> Parámetros de movimiento: Movimiento por defecto

Si el check de este parámetro se deja activo es porque los movimientos siempre se tomarán como FACTURAS, y si se deja inactivo los movimientos se tomarán predeterminadamente como PEDIDOS, a menos (en ambos casos) que durante la realización de la factura el usuario cambie tipo de movimiento manualmente.

Ingresar al módulo ‘Seguridad’ –> ‘Licencias’ –> ‘Tiendas’ –> Editar tienda o crear una Nueva –> pestaña ‘Inic.Stocks’ –> Boton ‘Inic.stocks’

• Este botón llevará a CERO el inventario de cada uno de los productos (articulos, atributos y compuestos) que haya en la tienda en la que se este realizando el procedimiento. Se debe tener en cuenta que una vez realizado el proceso no se puede deshacer.
• Si se tienen facturas en proceso o traslados en procesos estas cantidades seguirán vigentes para el respectivo producto y no se llevarán a cero los productos de esas facturas o traslados en proceso, es decir que una vez finalizada la factura en proceso o cerrada, este inventario regresará al stock del respectivo producto. Solo se lleva a cero lo que esta disponible en el inventario en el momento de realizar la acción.
• Tener en cuenta que si se tiene conectada una tienda de Shopify a la tienda en la que se realizó la inicialización de stocks a cero, en la tienda Shopify también van a quedar los stocks inicializados a cero.

Ingresar al módulo ‘Seguridad’ –> ‘Usuarios y perfiles’ –> ‘Perfiles’ –> ‘Menú Movimientos’ — > ‘Facturas’ –> Opcion de check ‘Confirma pagos contra-entrega’

•  Los usuarios que tengan este permiso activo podrán cambiar el estado de una factura de NO PAGADA a PAGADA y viceversa.
• Se recomienda que este permiso solo lo tengan ADMINISTRADORES o personas encargadas especialmente para esta labor. No se recomienda otorgar este permiso a vendedores.
• Para que una factura pueda ser cambiada de estado de Pagada a no pagada o viceversa, tiene que haber sido marcada previamente como una factura de pago contraentrega. Es decir si no es una factura ‘contraentrega’ (se activa check de contraentrega en datos de envio dentro de la factura) no se podra cambiar su estado de pagado a no pagado y viceversa.